A automatização de processos deve fazer parte da rotina de gestão de Instituições de Ensino Superior (IES). No entanto, algumas IES ainda não realizaram essa tarefa porque têm dúvidas sobre quais processos podem ser automatizados e que benefícios isso pode trazer para a rotina educacional.
É exatamente sobre isso que falaremos neste artigo.
Em primeiro lugar, podemos adiantar que existem inúmeros benefícios resultantes da automatização de processos. Veja alguns deles:
- Monitoramento e controle dos processos em tempo real;
- Rastreabilidade;
- Redução de erros humanos;
- Fim do retrabalho;
- Padronização de processos;
- Identificação de pontos de melhoria;
- Aumento da velocidade de execução de tarefas;
- Redução dos custos.
Ficou claro como a automatização pode aumentar o desempenho geral de uma IES?
A seguir, exploramos sete processos que podem ser automatizados na operação de uma instituição de ensino superior.
1 – Quadro de Horários.
Para os professores, por exemplo, o foco desta automatização está em otimizar seu trabalho e distribuir corretamente sua carga horária nas turmas existentes. Isso impede horários vagos e permite separar um tempo de qualidade para tarefas gerenciais.
Além disso, evita aulas cheias ou vazias demais, algo que pode atrapalhar o aprendizado dos alunos.
Por fim, permite a disponibilização de horários nos portais (aluno e professor), evitando que os estudantes precisem se dirigir à secretaria para confirmar suas aulas, o que deixa o setor livre para realizar outras atividades.
2 – Controle de Classe.
Responsável pela gestão de faltas, inserção e atualização de notas e de quaisquer outras observações pertinentes às aulas. Ao automatizar este processo é possível acompanhar de perto o desempenho dos alunos e gerar relatórios que podem facilitar a definição de metas de negócio para a IES.
Por outro lado, a secretaria da instituição tem menos trabalho manual atualizando dados, já que a equipe docente também fará atualizações a cada aula.
Os alunos também podem acessar as mesmas informações em seu portal.
3 – Atendimento e Comunicação.
A automatização do atendimento e da comunicação da instituição garante economia de tempo e qualidade no relacionamento com o aluno.
Canais de comunicação automatizados geram histórico de todas as interações entre o aluno, a instituição e os professores, possibilitando à IES ter o pleno controle de reclamações, demandas e informações trocadas no atendimento.
4 – Controle de Inadimplência.
Este talvez seja um dos setores que mais ganha com a automatização de processos, pois possibilita aos gestores a visão completa da inadimplência da IES, em tempo real.
Desta forma, é possível criar planos de ação para incentivar a quitação de mensalidades e evitar grandes prejuízos financeiros para a instituição. Além de otimizar e padronizar o processo de cobrança, aumentando as chances de sucesso no recebimento.
Leia mais: 7 dicas para diminuir a inadimplência dos alunos do Ensino Superior
5 – Conteúdo.
Outro processo que pode ser automatizado está relacionado aos conteúdos ministrados em sala de aula, que podem ser disponibilizados no ambiente e-learning [AVA].
O AVA permite aos professores disponibilizarem os materiais de aula com antecedência, assim, os alunos podem ter conhecimento prévio da matéria. E com a digitalização do conteúdo não há necessidade de imprimir apostilas e materiais.
6 – Biblioteca.
A automatização da biblioteca física consiste na virtualização de seu acervo. Isso promove a melhor gestão de empréstimos, devoluções, multas e atualização de obras.
A integração com o Portal do Aluno avisa os alunos sobre livros não devolvidos dentro do prazo, informa sobre obras disponíveis e verifica multas por atraso.
7 – Financeiro.
Por fim, e este talvez seja o processo mais importante, temos a automatização do financeiro da IES que, em geral, trata-se do setor mais problemático.
Instituições de ensino precisam lidar com pagamentos de mensalidades, inadimplência, evasão de alunos, modernização das dependências, salários de professores e colaboradores, controle dos investimentos e assim por diante, sendo assim, ter pleno controle desse setor é fundamental.
Neste quesito, a automatização de processos garante que falhas sejam identificadas e erros corrigidos para que a IES mantenha seu fluxo de caixa saudável. E também gera relatórios para tomada de decisões coerentes com a situação financeira da instituição.
Como realizar a automatização de processos?
Para finalizarmos este artigo ainda precisamos dizer como efetivamente realizar a automatização de processos. A resposta é única: com o auxílio de um sistema de gestão integrado.
Em geral, um sistema como este, que deve ser desenvolvido para o ensino superior, abrange não somente os 7 processos acima citados, mas diversos outros que compõem a operação de uma instituição de ensino superior.
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